İstanbul Üniversitesi Coğrafya Bölümü lisans mezunu olan Kaan Kapan, aynı üniversitede Coğrafya alanında yüksek lisans ve doktora eğitimini tamamladı. 2013-2018 yılları arasında İstanbul Üniversitesi’nde araştırma görevlisi olarak çeşitli çalışmalarda bulundu. 2019’dan beri İstanbul Üniversitesi Coğrafya Bölümü Bölgesel Coğrafya Anabilim Dalında Doktor Öğretim Üyesi olarak araştırmalarına devam etmektedir. Ayrıca çeşitli üniversitelerin Avrasya ve Ortadoğu Enstitüleri’nde yüksek lisans ve doktora düzeyinde dersler de vermektedir. “TÜBİTAK Türkiye Coğrafya Milli Takımı lideri olarak görev yapmaktadır ve TÜBİTAK Bilim Olimpiyatları Kış Okulu kapsamında çalışmalarını sürdürmektedir. Bununla birlikte, 2019 yılından itibaren Türkiye Coğrafya Kurumu’nun genel sekreterliğini yürütmektedir. 

​ Kapan’ın çalışma alanları arasında Orta Asya, Doğu Asya, Güney Asya ve Kafkaslar özelinde Siyasi Coğrafya, Bölgesel Jeopolitik ve Ülkeler Coğrafyası yer almaktadır. Ayrıca bu alanlarda hem ulusal hem de uluslararası düzeyde birçok akademik çalışması bulunmaktadır.